Entreprises de transport routier, pensez à utiliser la GED !
24/02/2017 15:00
La gestion électronique de documents (GED) correspond au fait de numériser, archiver et gérer des documents de manière informatisée. Il s’agit d’une technique mise en place pour faciliter, fluidifier et accélérer le traitement des informations en sein de l’entreprise et avec l’extérieur.
Un pas vers la dématérialisation
Afin de pouvoir visualiser, transmettre et archiver numériquement des documents «papiers », il faut dans un premier temps les numériser. Avec un logiciel de GED, vous pouvez stocker facilement toutes les versions papiers de vos documents.
La GED permet également la gestion de la documentation numérique.
Pourquoi utiliser des documents numériques plutôt que papier ?
Pourquoi utiliser des documents numériques plutôt que papier ?
- Pour gagner du temps, que ce soit au niveau de la gestion ou de la transmission d’information
- Pour faire des économies de papiers, d’encre, et sur les frais postaux (il n’y a pas de petites économies)
- Pour s’aligner sur l’obligation de dématérialisation des factures. En effet, à partir de 2020, les entreprises auront l’obligation d’accepter les factures électroniques (et non de les émettre). Au lieu de gérer deux types de factures différentes, il est plus simple de passer au «tout numérique».
L’archivage des documents facilité
Un logiciel de GED vous permet de remplir votre obligation de conservation des documents, en archivant numériquement tout ce qui doit être conservé.
En effet, une entreprise se doit de garder certains documents, avec un délai de conservation pouvant aller de 3 à 10 ans. Doivent être conservés les documents civil et commerciaux (ex : contrats commerciaux), les pièces comptables, les documents fiscaux, les documents sociaux (ex : statuts de la société) et ceux liés à la gestion du personnel (ex : bulletin de paie transport).
Vous avez peur d’archiver numériquement tous ces documents ? Les documents électroniques ont la même valeur juridique que leur homologue papier (à certaines conditions, voir l’article 1366 du Code Civil). De plus, l’archivage numérique est un système garantissant la sécurité des documents !
Un moyen de sécuriser vos documents
Le grand avantage de la numérisation est la protection de l’intégrité du document : plus de perte ou de dégradation, la numérisation conserve parfaitement le document dans son état d’origine.
Avec l’utilisation d’un logiciel de GED, la diffusion des documents est maitrisée. Seuls ceux qui ont accès au logiciel de GED peuvent accéder aux fichiers.
Avec un logiciel de GED dédié métiers du transport routier tel que ACS Ged, la gestion des documents devient simplifiée et vous permet de retrouver et partager facilement ces documents. Couplé à un EDI, vous disposerez d’un système complet de gestion pour optimiser au maximum le rendement de votre entreprise.
